Cómo elegir entre paquetes: qué mirar más allá del precio

Tres cotizaciones sobre la mesa: $900, $1,400 y $2,200. Todas dicen «cobertura completa, fotos editadas y video». La comparación por precio es inútil hasta que sepas qué hay dentro de cada una — y en cuanto lo desgloses, casi siempre resulta que no estabas comparando lo mismo.

Por qué comparar solo el precio te engaña

Dos propuestas con el mismo precio pueden diferir enormemente en:

• Horas de cobertura reales
• Número de personas del equipo
• Cantidad de fotos entregadas
• Si incluye video, y con cuántas piezas
• Si incluye sesión de compromiso
• Si entrega archivos en alta resolución o solo versiones reducidas
• Plazo de entrega
• Vigencia de la galería y del respaldo
• Si el traslado fuera de la ciudad tiene cargo

El único método que funciona: armar una tabla con las mismas filas para las tres propuestas y llenarla preguntando lo que falte. Cuando esté completa, la decisión suele ser evidente — y con frecuencia la propuesta más cara resulta ser la más barata por hora de cobertura o por entregable.

Y hay un factor que no cabe en la tabla y pesa mucho: quién va a estar contigo doce horas ese día. Si dos propuestas son equivalentes en papel, elige a la persona con la que te sentiste más cómoda en la reunión.

Los entregables que debes comparar

Fila por fila, esto es lo que tu tabla debería tener:

En fotografía:

• Cantidad aproximada de fotos editadas entregadas
• ¿Se entregan en alta resolución? ¿O solo en versión web, con cargo aparte por los archivos completos?
• ¿Cuántas llevan retoque detallado?
• ¿Incluye fotos verticales compuestas como verticales?
• ¿Incluye sesión de compromiso?
• ¿Álbum impreso? ¿De cuántas páginas?

En video:

• Duración del highlight
• ¿Incluye versión extendida? ¿De cuánto?
• ¿Incluye teaser?
• ¿Incluye piezas verticales para redes? ¿Cuántas?
• ¿Ceremonia completa?
• Resolución de entrega
• ¿Música licenciada? (Si no lo es, el video puede silenciarse al publicarlo.)

En equipo:

• ¿Cuántas personas asisten al evento?
• ¿Fotógrafo y videógrafo son personas distintas o la misma haciendo ambas cosas?
• ¿Se puede saber quién exactamente va a cubrir el evento?
• ¿Incluye dron? ¿Con qué condiciones?
• ¿Incluye iluminación para el salón?

Esa segunda pregunta de la sección de equipo es una de las más importantes y menos hechas: una sola persona haciendo foto y video a la vez entrega menos de ambas cosas que dos personas dedicadas.

Horas de cobertura y sus condiciones

Aquí se esconden las diferencias más grandes:

• ¿Cuántas horas exactamente? «Cobertura completa» no es una unidad de medida.
• ¿Desde qué momento cuentan? ¿Desde que llega el equipo o desde una hora acordada?
• ¿Qué pasa si el evento se extiende? ¿Hay hora extra y cuánto cuesta? Pregúntalo antes, no a las once de la noche.
• ¿Se cubren los preparativos de ambos? Si ocurren en lugares distintos, hace falta una segunda persona.
• ¿Hasta qué momento se quedan? ¿Hasta el pastel, hasta cierta hora, hasta que termine?
• ¿Hay cargo por traslado fuera del área metropolitana? Si la boda es en la costa, en la ruta o en el lago, esto puede ser significativo.
• ¿Hay cargo por locaciones adicionales el mismo día?
• ¿Incluye viáticos o alojamiento si el evento es lejos?

Una boda típica necesita entre 8 y 10 horas si se quieren cubrir preparativos, ceremonia y buena parte de la fiesta. Menos de 6 obliga a dejar cosas fuera.

Tiempos de entrega y revisiones

• ¿En cuántas semanas se entrega? Con fecha, no «pronto». Un rango de 4 a 12 semanas es normal según la temporada.
• ¿Hay adelanto? Muchos estudios entregan una selección corta en los primeros días. Es lo que permite publicar mientras la boda todavía es reciente.
• ¿Se puede pedir cambios? ¿Cuántas rondas y sobre qué cosas?
• ¿Cuánto tiempo está activa la galería?
• ¿Por cuánto tiempo conservan el material?
• ¿Se puede pedir una copia después y con qué costo?

Sobre los plazos: desconfía de una entrega en pocos días. Una boda representa entre 50 y 80 horas de postproducción. Un plazo demasiado corto significa que ese trabajo no se está haciendo.

La letra pequeña del contrato

Lo que hay que leer con atención:

• Política de cancelación de ambas partes, y qué parte del anticipo se devuelve.
• Qué pasa si el proveedor no puede asistir por enfermedad o fuerza mayor. ¿Envía un reemplazo? ¿Devuelve el dinero? Es la cláusula que menos se lee y la más importante.
• Cambio de fecha: ¿se puede, con qué anticipación, con qué cargo?
• Derechos de uso. ¿Qué pueden hacer ustedes con las imágenes? ¿Y el estudio — puede publicarlas en su portafolio y redes? Si prefieren que no, negóciense antes, no después.
• Limitación de responsabilidad en caso de fallo técnico o pérdida de material.
• Condiciones de alimentación del equipo en eventos largos. Suena menor y suele estar en el contrato por una razón.
• Calendario de pagos y qué pasa con un pago atrasado.

La pregunta que resuelve casi todo: «¿qué cosas que yo podría estar asumiendo NO están incluidas?» Un buen proveedor la contesta con gusto y en detalle.