Cómo respaldamos tu material (y por qué deberías preguntarlo)

Es la pregunta que nadie hace al contratar y la única cuyo fallo no tiene ninguna solución posible. Una foto mal expuesta se corrige; un momento mal cubierto se compensa con otro. Un archivo perdido no se recupera, y la boda no se repite. Vale la pena preguntar cómo se respalda tu material antes de firmar.

El riesgo real de perder el material

No es paranoia: son cosas que ocurren en el trabajo real.

• Tarjetas de memoria que fallan. Es electrónica de consumo. Se corrompen, se dañan por escritura interrumpida, dejan de leerse sin aviso.
• Discos duros que mueren. Todos los discos fallan eventualmente; la única variable es cuándo.
• Error humano. Formatear una tarjeta antes de confirmar la copia. Es la causa más frecuente de pérdida y la más evitable.
• Robo. De la cámara, de la mochila, de la computadora.
• Incendio, inundación, un vaso de agua. Si las copias están en el mismo lugar, un solo evento se las lleva todas.
• Corrupción silenciosa. Archivos que se degradan con el tiempo sin que nadie lo note hasta que se intentan abrir.

Ninguno de estos riesgos se elimina. Lo que se hace es reducir a casi cero la probabilidad de que ocurran todos a la vez, que es lo que haría falta para perder el material.

Doble tarjeta durante el evento

La protección empieza en el momento de disparar, no después.

Las cámaras profesionales tienen dos ranuras de tarjeta y pueden escribir el mismo archivo en ambas simultáneamente. Cada foto y cada clip queda inmediatamente duplicado en dos soportes físicos distintos.

Si una tarjeta falla durante el evento —o después, al descargarla— la otra tiene todo. Es la única protección que cubre la ventana más vulnerable de todo el proceso: las horas entre que se dispara y que el material llega a un disco.

Prácticas complementarias:

• Tarjetas nuevas o de rotación controlada, no reutilizadas indefinidamente.
• Varias tarjetas de menor capacidad en lugar de una gigante. Si algo falla, se pierde una fracción, no todo.
• Las tarjetas llenas se guardan aparte, en un estuche separado del equipo, no sueltas en un bolsillo.
• No se formatea ninguna tarjeta hasta que todas las copias estén verificadas.

Ese último punto es una regla absoluta. Formatear antes de verificar es como se pierde el material.

La regla 3-2-1 de respaldos

Es el estándar de la industria y significa:

• 3 copias del material.
• en 2 tipos de soporte distintos (por ejemplo disco local y nube).
• con 1 copia fuera del sitio principal.

Aplicado al flujo de trabajo después de un evento:

1. Copia inmediata al llegar, a más de un destino, antes de tocar nada.
2. Verificación de integridad: confirmar que el número de archivos coincide y que abren correctamente. No basta con que la barra de progreso haya terminado.
3. Una copia fuera del lugar de trabajo, que es lo que protege contra robo, incendio o inundación.
4. Solo entonces se formatean las tarjetas para el siguiente evento.
5. Los archivos editados se respaldan aparte del material original.

El principio detrás de todo esto es simple: ninguna copia debería depender del mismo punto de fallo que otra. Dos discos en el mismo escritorio no son dos copias — son una copia con dos carcasas.

Cuánto tiempo guardamos tu material

Aquí hay que ser preciso, porque es donde más suposiciones equivocadas hay.

El plazo de conservación es un compromiso concreto y debe estar en el contrato. No es indefinido en ningún estudio del mundo: el almacenamiento tiene un costo real y creciente, y ningún profesional puede guardar el material original de todos sus eventos para siempre.

Lo que sí es razonable esperar, y lo que conviene verificar en la propuesta que estén evaluando:

• Un plazo explícito durante el cual el estudio conserva tu material.
• Qué se conserva durante ese plazo: ¿los archivos entregados? ¿también los originales sin editar?
• El plazo de vigencia de la galería en línea, que suele ser más corto que el de conservación interna.
• Si es posible pedir una copia adicional después y en qué condiciones.

Y la parte que les corresponde a ustedes: descarguen todo el mismo día que reciben la galería y hagan sus propias copias siguiendo la regla 3-2-1. Una copia en tu computadora, una en un disco externo, una en la nube, y si es posible una cuarta en casa de un familiar.

Nuestro respaldo protege el trabajo mientras está bajo nuestra responsabilidad. El respaldo de ustedes es el que protege el material para toda la vida.

Qué preguntarle a cualquier fotógrafo

Estas preguntas distinguen a un profesional de alguien con una buena cámara:

• ¿Sus cámaras graban en doble tarjeta simultánea durante el evento?
• ¿Cuándo hace la primera copia del material y a cuántos destinos?
• ¿Verifica la integridad de las copias antes de formatear las tarjetas?
• ¿Dónde están las copias? ¿Alguna está fuera de su lugar de trabajo?
• ¿Por cuánto tiempo conserva mi material y qué conserva exactamente?
• ¿Por cuánto tiempo está activa la galería en línea?
• ¿Puedo pedir una copia adicional después? ¿Con qué costo?
• ¿Qué pasa si algo falla? ¿Qué dice el contrato al respecto?
• ¿Lleva equipo de respaldo al evento — cuerpos, baterías, tarjetas de sobra?

Una respuesta clara y específica a estas preguntas dice más sobre la seriedad de un proveedor que cualquier portafolio. Si alguien no sabe qué contestar, esa es la respuesta.