Invitaciones de XV: cómo usar las fotos de la sesión

Las invitaciones son la razón principal por la que la sesión conceptual se hace semanas antes de la fiesta y no después. Si el orden se invierte, la invitación sale con una foto de celular o sin foto — y esa es una de las decisiones de calendario que más se lamentan.

Por qué hacer la sesión antes de imprimir

Las imágenes de la sesión no terminan en la invitación. Se usan en:

• La invitación impresa o digital
• El cuadro de bienvenida en la entrada del salón
• El video de apertura que se proyecta al inicio
• Las redes sociales del anuncio
• La mesa de recuerdos y la decoración
• El libro de firmas con fotos

Todo eso necesita las fotos terminadas antes del evento. La sesión conceptual debería ocurrir entre 8 y 12 semanas antes de la fiesta. Ese margen cubre la edición, el diseño, la impresión y el reparto sin que ninguna etapa apriete a la siguiente.

Y hay una ventaja adicional que casi nadie considera: la sesión previa es también un ensayo. Ella se acostumbra a la cámara, aprende cómo la dirigimos y llega al día del evento mucho más suelta.

Qué formato de foto necesita el diseñador

El error más común es mandarle al diseñador las fotos que se descargaron de WhatsApp. Salen bien en pantalla y pixeladas al imprimir.

Lo que hay que entregar:

• Para impresión: el archivo JPG en máxima resolución, tal como sale de la galería de entrega. Sin comprimir, sin pasar por mensajería que reduzca el tamaño.
• Para digital: el mismo archivo sirve; el diseñador lo reduce.
• Espacio para el texto. Si la invitación lleva el nombre y la fecha sobre la foto, avísanos antes de la sesión: podemos componer algunas tomas dejando aire donde irá el texto.
• Orientación. Una invitación vertical necesita una foto vertical. Pedir de antemano dos o tres verticales del concepto principal evita tener que recortar y perder composición.
• Sin filtros añadidos. Un filtro de Instagram encima de una foto ya editada rompe el color y se nota impreso.

Nunca por WhatsApp. La aplicación comprime las imágenes de forma agresiva. Pásalas por el enlace de la galería, por Drive o por WeTransfer.

Tiempos: cuándo entregar las fotos

Un calendario que funciona, contando hacia atrás desde la fiesta:

• 12 semanas antes: sesión conceptual.
• 10 semanas antes: galería editada entregada.
• 9 semanas antes: selección de las fotos para invitación y decoración, y envío al diseñador.
• 7 semanas antes: diseño aprobado.
• 6 semanas antes: a imprenta.
• 4 semanas antes: invitaciones repartidas.
• 2 semanas antes: confirmaciones cerradas para dar el número final al salón.

Si el margen es más corto, la parte que se puede acelerar es la entrega: se pueden priorizar diez fotos editadas para la invitación y entregar la galería completa después. Solo hay que pedirlo desde el inicio, no cuando ya se está contra el tiempo.

Ideas de invitación digital y video

La invitación digital es hoy la norma en El Salvador, y abre opciones que el papel no tiene:

• Invitación en video de 20 a 30 segundos: tomas de la sesión con música y los datos apareciendo en pantalla. Se comparte por WhatsApp y se ve mucho más que una imagen fija.
• Formato vertical 9:16, pensado para el teléfono. Es como se ve el 95% de las veces.
• Con enlace de confirmación a un formulario. Simplifica enormemente el conteo de invitados.
• Versión animada simple: una foto con movimiento sutil y el texto entrando. Más barato que un video completo y bastante más llamativo que una imagen estática.
• Un par de impresas para los abuelos y para la foto de detalles del día del evento. La invitación física sigue apareciendo en la galería.

Un consejo sobre el video: que funcione sin sonido. La mayoría lo va a abrir en silencio, así que los datos tienen que estar en pantalla, no solo en la música.

Errores de impresión más comunes

• Usar una foto de baja resolución. El más frecuente y el único irreparable.
• No dejar margen de corte. Si el texto o la cara quedan al filo, la guillotina puede cortarlos. El diseñador debe dejar sangrado.
• Esperar que el color impreso sea idéntico al de la pantalla. No lo es: la pantalla emite luz y el papel la refleja. Los tonos impresos siempre salen algo más apagados.
• No pedir una prueba física. Antes de imprimir doscientas, pide una. Es barato y detecta todo.
• Elegir un papel muy brillante para una foto con mucho contraste: los brillos molestan al leer.
• Texto pequeño sobre una zona con detalle. El nombre sobre un fondo de hojas no se lee. Va sobre una zona lisa: cielo, pared, desenfoque.
• Revisar la fecha una sola vez. Que la lean tres personas distintas antes de mandar a imprimir. Es el error más caro de todos.